Organização e Prazos para a Guarda de Documentos na Gestão Condominial

*Por Érica Sarmento Vale

Na gestão condominial, para melhor organização administrativa, os condomínios edilícios reúnem os documentos da gestão em balancetes mensais que conterão os extratos de contas, demonstrativos de receitas e despesas, inadimplência, relatórios CNAB de receitas mensais, relatórios analíticos de contas, transferências e devoluções, receitas e despesas, despesas com pessoal, despesas administrativas, despesas com manutenção e reparos, acompanhados de notas fiscais em regra, dentre outros documentos de estruturação do condomínio.

Os síndicos têm o dever legal de prestar contas à assembleia anualmente e quando exigidas, na forma do art. 1348, VIII do Código Civil. Contudo, ainda que cumpram este dever legal e as contas da gestão sejam aprovadas em assembleia anualmente, recomenda-se guardar os documentos.

Sendo assim, visando resguardar o síndico e o condomínio de responsabilização civil, se houver o ajuizamento de ação de reparação de danos, é recomendado guardar os documentos da gestão nos últimos 3 (três) anos, visto que o prazo prescricional é o triênio do Art. 206, § 3º, CC e as ações indenizatórias são frequentemente pleiteadas por condôminos em caso de vazamentos, acidentes em área comum e danos provocados por terceiros, como prestadores de serviços.

Existem outros prazos prescricionais recomendados para a guarda de documentos do condomínio, sendo ideal arquivar pelo período de 5 (cinco) anos os documentos relacionados aos funcionários, tais como holerites, folhas de ponto, guias de contribuição sindical, dentre outros, cuja prescrição é quinquenal, pois os direitos do trabalhador podem ser pleiteados judicialmente durante o prazo de 5 (cinco) anos, apesar de o empregado ter o prazo de apenas 2 (dois) anos, isto é, bienal, para acionar a justiça após o fim do contrato de trabalho, na forma do Art. 7º, XXIX, da Constituição Federal.

Além da esfera trabalhista, é recomendado que o condomínio guarde pelo período de 5 (cinco) anos os comprovantes relacionados ao seu consumo, tais como notas fiscais de compras de produtos e comprovantes de quitação de faturas de água, energia elétrica, telefone e notas fiscais, cuja prescrição é quinquenal na forma do Art. 206, § 5º do Código Civil.  Tais documentos servem para resguardar os direitos do condomínio, geralmente em casos de cobrança indevida ou pagamento em duplicidade.

Vale ressaltar que, na hipótese de o síndico deixar de prestar contas anualmente à assembleia, os condôminos terão o direito de exigir a prestação de contas, podendo ajuizar uma ação de exigir contas para esta finalidade, que possui prazo prescricional de 10 (dez) anos na forma do Art. 205 do Código Civil. Por este motivo, é recomendado ao condomínio que mantenha os balancetes guardados durante o decênio do prazo prescricional da ação de exigir contas ou cumpra com o art. 1348, VIII do Código Civil, que é o síndico fazer a prestação contas anualmente para a assembleia.

Em suma, considerando que existem prazos prescricionais distintos que se aplicam aos documentos do condomínio conforme a legislação vigente, é recomendado que a gestão guarde a documentação, se melhor em balancetes, pelo período de 10 (dez) anos. E se forem aprovadas as contas anualmente, que a documentação seja guardada por no mínimo 5 (cinco) anos, para resguardar os direitos do condomínio.

 *Érica Sarmento Vale: OAB/ES 17479

• Graduada em Direito pela Universidade Vila Velha-UVV.
• Advogada atuante com ênfase nas áreas de Direito Condominial e Imobiliário. Atua também nas áreas cível, previdenciária e trabalhista.
• Membro da ANACON.
• Membro do Instituto dos Advogados Capixabas.
• Sócia proprietária da Corrêa da Costa & Sarmento Advogadas Associadas.
• Coautora da obra: DESAFIOS JURÍDICOS E APLICAÇÕES PRÁTICAS – OAB/Espírito Santo, São Paulo: LEUD,2024.
• Membro da Comissão de Direito Condominial da OAB/ES 2022-2024.
• Membro da Comissão de Direito Imobiliário da OAB 8ª Subseção de Vila Velha/ES 2022-2024.