Assembleia Digital sem Risco: o que o síndico precisa fazer para não ter dor de cabeça

A assembleia virtual veio para facilitar a vida do condomínio, mas também trouxe uma nova responsabilidade para o síndico: fazer tudo certo desde a convocação. Se a forma estiver errada, a assembleia pode ser questionada e até anulada.

Hoje, a lei brasileira já permite que assembleias sejam realizadas de forma virtual ou híbrida. Isso significa que o encontro pode acontecer totalmente on-line ou combinar participação presencial e digital. O ponto-chave é simples: todo condômino precisa ter a mesma chance de participar, falar e votar, independentemente do formato escolhido.

Antes de marcar a assembleia, o síndico precisa olhar para a convenção do condomínio. Se o documento não proibir expressamente o uso de meios digitais, a assembleia virtual é permitida. Mesmo assim, atualizar a convenção é uma atitude preventiva que reduz conflitos e traz mais segurança para as decisões coletivas, inclusive de ritos a serem adotados.

Outro cuidado essencial está na convocação. O edital precisa ser claro de maneira que o condômino consiga identificar como vai participar, onde acessar, quais dados usar, como se identificar e de que forma sua presença e seu voto serão registrados. Convocações genéricas ou incompletas são um dos principais motivos de anulação.

Durante a assembleia, a tecnologia utilizada deve estar aliada coma dinâmica que será empenhada, de maneira que a plataforma escolhida permita a identificação dos participantes, garanta que cada unidade vote corretamente e registre tudo o que acontece. Por isso, a gravação da reunião se tornou uma aliada importante, funcionando como prova e proteção em caso de questionamentos futuros, mas há que observar os limites da Lei Geral de Proteção de Dados.

As decisões tomadas devem ser registradas em ata, que pode ser totalmente digital, que tem o mesmo valor ata física, desde que reflita fielmente o que foi deliberado.

Nos condomínios que optam pelo modelo híbrido, é recomendável, mas não obrigatório, que a condução da assembleia ocorra no local físico, com síndico, presidente e secretário presentes. Ao mesmo tempo, é fundamental organizar a lista de presença de quem participa, evitando duplicidades ou falhas no controle.

Muitos problemas jurídicos nascem de detalhes simples, tais como: link não enviado, dificuldade de acesso, voto sem identificação ou uso indevido de procurações. Esses erros, que parecem pequenos, podem custar caro ao condomínio.

Por isso, cada vez mais síndicos têm recorrido a plataformas especializadas, integradas às administradoras, que organizam convocação, presença, votação e registro. Mais do que modernidade, isso representa prevenção de conflitos e proteção jurídica.

A assembleia digital é uma realidade irreversível. Mas, no condomínio, não basta decidir é preciso decidir bem, e decidir dentro da lei, de forma clara e transparente, garantindo a boa governança condominial.

*Rebeca Medina

• Advogada (OAB/ES 25.057) e Empresária.
• Idealizadora e hostess da Comunidade UMCC – O maior ecossistema do Empreendedorismo Condominial Capixaba.
• Atuante e membro da Comissão Especial de Direito Condominial da OAB / ES
• Atuante e membro da ANACON – Associação Nacional da Advocacia Condominial.
• Formada em Direito pela Universidade Estácio de Sá, Pós-graduada em Direito Empresarial, em Processo do Trabalho, Processo Civil, Advocacia Extrajudicial, Advocacia Imobiliária, Urbanística, Registral e Notarial.
• Possui MBA em Direito Imobiliário e atualmente está cursando Comunicação Institucional e Gestão de Marcas.
• Especialista em Proteção Geral de Dados

Instagram: @arebecamedina

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