Contabilidade condominial. Prestação de contas
A demonstração contábil financeira condominial é base para prestação de contas, através de ato formal do síndico, apresentando em AGO, Assembleia Geral Ordinária, os valores arrecados no período de gestão e as respectivas despesas incorridas, bem como as movimentações financeiras das contas de provisão, que são verbas guardadas para uma despesa futura, prevista ou emergencial, como, por exemplo o fundo para direitos trabalhistas e fundo de reserva, respectivamente. O ato de prestar contas é também o momento oportuno para que o síndico faça o relatório das atividades realizadas no período, bem como seu plano de metas para gestão futura, destacando a origem dos recursos para o respectivo custeio.
A prestação de contas contábil financeira começa com a previsão orçamentária, que é uma expectativa de receita, sobre a qual é gerado a cota condominial, capaz de suportar o custo operacional do condomínio, baseado nas despesas previstas, nas provisões e melhorias pretendidas, considerando o período de 12 (doze) meses de gestão, a qual se tranforma na receita condominial quando efetivamente apropriada pelas unidades privativas, conforme a forma de rateio convencionada.
O artigo 1.350 CC, determina que a AGO defina o valor da cota condominial, fundamentada na previsão orçamentária, deliberando com quórum de maioria simples, salvo excessão prevista no artigo 1.341, I e II, quando na previsão estiver contido despesas para obras voluptuárias ou úteis, em que o quórum é dois terços e maioria absoluta, respectivamente. Se no decurso do período de gestão ocorrer défict orçamentário – “furo de caixa”, por qualquer que seja o motivo, o síndico deverá convocar uma AGE, com edital específico, apresentar as justificativas do défict orçamentário e aprovar suplementação de verba, ajustando as contas financeiras. A previsão orçamentária além de definir o valor da cota condominial, ou seja, a receita condominial, estabelece aquilo que o síndico pode gastar, pois da mesma forma em que o administrador público somente pode gastar o previsto na dotação orçamentária, o síndico também está adstrito a sua previsão orçamentária, não podendo gastar nada além do que nela fora aprovado em assembleia, salvo excessão prevista no CC artigo 1.341, § 1º quando se tratar de obras ou reparações necessárias de pequeno valor e no § 2º se as obras ou reparos necessários forem urgentes, independentemente do valor, que podem ser realizadas pelo síndico ou qualquer condômino, sem aprovação assemblear.
Apesar do condomínio em muitos aspectos ter equiparação empresarial, não está obrigado a fazer contabilidade, nos termos legais e das Normas Brasileira de contabilidade, porém, para melhor demonstração da situação contábil financeira do condomínio, tomamos emprestado, das normas de contabilidade, alguns conceitos para compor um sistema que possa, embora de forma simples e descomplicada, apresentar aos condôminos a evolução financeira da gestão condominial, dos quais destaco as Contas de Despesas, Contas de Receitas, Transferências e Centro de Custos. Na elaboração do balanço de prestação de contas, o objetivo da contabilização da despesa é demonstrar o gasto efetivamente incorrido e o seu impácto na diminuição do “capital” (receita condominial), e para elaboração da previsão orçamentária, a despesa prevista ou realizada, corresponde ao valor da cota condominial para a qual foi gerada. Na conta de receita fazemos os lançamentos das arrecadações, conforme a forma de rateio prevista em convenção, ou na sua omissão, pela fração ideal, destacando sua origem, descrição, centro de custos correspondente, despesa a custear e a respectiva unidade privativa. Para registro das movimentações de dinheiro entre contas, tais como entre aplicações e conta corrente, usamos as Transferências, que são operações transitórias de atos administrativos que não modificam o saldo financeiro, apenas levam o dinheiro de um conta financeira para outra, modificando ou não seu centro de custos, isto é, o registro da origem e destinação do recurso. As transferências têm que serem contabilizadas em separado das receitas e despesas, de forma a não “mascarar” (aumentar ou diminuir) seus valores de forma indevida. Centro de custos é um elemento de agrupamento de várias despesas de um determinado grupo afins, ou seja, controla a origem e a destinação do rescurso de um determinado setor do condomínio sobre o qual é importante gerenciar a receita gerada em comparativo com a despesa efetuada, permitindo extrair relatórios do que foi Previsto (Receita Gerada) e o que foi Realizado (Despesa Incorrida), bem com o que foi guardado das verbas provisionadas, demonstrando, financeiramente, se o condomínio está saudável, ou seja, se a previsão orçamentária está gerando uma receita suficiente para o custeio das obrigações.
Prestar contas, anualmente em assembleia ou sempre que solicitado, é uma obrigação legal do síndico, conforme suas aribuições previstas no CC, artigo 1.348, VIII, inclusive, sua omissão é motivo de sua destituição, artigo 1349, também do CC, independentemente da ação de prestação de contas que o condomínio poderá mover contra o síndico e da obrigação de indenizar eventuais danos que sua gestão possa ter causado. Em sentido contrário, se por um lado prestar contas é uma obrigação do síndico, sua aprovação mediante apreciação técnica e imparcial é seu legítimo direito, sob pena de lhe causar danos morais e materiais, especialmente sendo ele, síndico profissional, entretanto, é sabido que em muitos casos, questões políticas e desavenças pessoais são motivações litigiosas para reprovação das contas, afetando negativamente a imagem comercial e pessoal do síndico. Nossa Constituição Federal, artigo 5º, LV, garante, inclusive em litígios de ordem administrativa, o direito ao contraditório e ampla defesa, nesses termos, ocorrendo a recusa na aprovação das contas, regularmente apresentadas, deverá o síndico notificar o condomínio para que apresente, formalmente, os supostos erros que justificariam a não aprovação, requerendo prazo para as devidas respostas, bem como a imediata convocação de nova assembleia para a devida deliberação e aprovação das suas contas, e, havendo descumprimento, poderá o síndico recorrer ao judiciário, apresentando sua prestação de contas em juízo, ressalvando ainda seus direitos de pedir indenização de eventuais danos que possa ter sofrido.
A Previsão Orçamentária dá início a gestão financeira condominial e termina com demonstração contábil, isto é, com a prestação de contas, portanto, é necessário que façamos uma previsão muito bem elaborada, legalmente fundamenta, e corretamente estrutura em suas classificações contábeis e centro de custos para que tenhamos uma boa gestão transparente, organizada e com uma prestação de contas incontestável.
Claudionor Brandão
OAB/ES 29.222
Contador, Administrador e Advogado especialista em Direito Condominial.
Diretor, fundador da CECAD Administração Condominial, desde 1991.
Conselheiro do Asilo dos Idosos de Vitoria.
Ex-Conselheiro do SIPCES – Sindicado dos Condomínios/ES e CRECI/ES.
Diretor da ANACON – Associação Nacional da Advocacia Condominial.
Secretário Geral da Comissão de Direito Condominial da OAB/ES.
Inst. CECAD.ADM,
Inst. Claudionor.cecad.Franquedor
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