CHECKLIST: Qual o momento ideal para planejar, organizar e estabelecer as prioridades do Condomínio?

*Por Claudia Maria Scalzer

Ano Novo. Vida Nova!

 É, geralmente, o início do ano o momento mais propício para o síndico revisar as manutenções obrigatórias, negociar os orçamentos e realizar aquelas melhorias tão esperadas e até necessárias.

Entretanto, a ausência de um checklist bem planejado, cuja função é subsidiar o síndico para a execução adequada e eficaz das demandas condominiais, pode prejudicar de forma direta a qualidade de vida dos moradores, pois, a depender, pode comprometer a eficiência operacional do condomínio. Portanto, o planejamento deve ser constante, não apenas no início do ano, mas principalmente.

Gestão Condominial: A importância do planejamento e seus impactos no Condomínio

Planejamento, preparação e organização, conhecer as necessidades do condomínio e ter uma equipe de profissionais capacitada são fundamentais para uma gestão condominial adequada capaz de propiciar uma gestão eficaz, que possa garantir a estabilidade operacional e a satisfação de todos os envolvidos.

Sendo um recurso imprescindível para a gestão eficaz de um condomínio, assegurando que todas as atividades importantes sejam executadas de forma ordenada e finalizada, evitando descuidos e falhas, o checklist é, sem dúvida, muito benéfico para o síndico, que pode usá-lo para estabelecer a rotina de inspeções, reconhecer problemas com maior brevidade e programar respostas,  privilegiando a segurança dos moradores, a valorização do imóvel, precavendo-se de impasses que podem vir a causar custos e conflitos. 

 Meu condomínio estaria mais seguro com quais checklists?

Do latim, “quod abundat non nocet”, a expressão “o que abunda não prejudica” é um ditado popular que, na sua essência, significa que ter em excesso não é necessariamente prejudicial. Em outras palavras, o ditado sugere que ter mais do que o necessário não causa danos, e, por vezes, pode até ser benéfico. Sem entrarmos na discussão sobre a acumulação de recursos, como dinheiro ou bens (o que nesse caso, sua validade, é mais questionável), quanto mais checklist para seu condomínio, melhor.

Sugerimos, alguns que entendemos de suma importância, dentre os quais, transcrevemos:

• Checklist de Revisão dos documentos e regulamentos, que cuida da verificação das certidões negativas dos prestadores de serviço, alvarás, etc, nos termos da lei;
• Checklist da Avaliação das necessidades de manutenção predial, especialmente no que se refere à infraestrutura, reparos necessários, sempre de acordo com o Manual da Manutenção das áreas Comuns do Condomínio, pois evita deterioração do patrimônio, valorizando-o, permitindo antecipar problemas potenciais, assegurando que reparos e melhorias sejam realizados de maneira proativa, garantindo principalmente a segurança dos moradores e demais transeuntes;
• Checklist de Comunicação prévia com os moradores sobre mudanças planejadas, neste sentido, a transparência na comunicação é essencial para uma convivência harmoniosa. Por isso, sempre antes de qualquer mudança a ser realizada, é necessário conhecimento prévio dos moradores. A maioria das vezes, a decisão é assemblear. Entretanto, mesmo sendo assemblear, a comunicação, ou seja, a divulgação da Ata deve ser realizada. Desta forma, todos participarão e colaborarão;
• Checklist das Finanças e Orçamento, é uma etapa também muito importante. É o momento de negociação com os prestadores de serviço. Contabilizar os gastos com materiais de limpeza, mão de obra, administração, jurídico, contabilidade, jardineiro, piscineiro, dentre tantos outros prestadores de serviço;
• Checklist da Análise e ajuste do orçamento condominial, a previsão orçamentária anual ou a revisão periódica do orçamento condominial, possibilita aos gestores reconhecerem possíveis desvios e adequar as projeções financeiras. Análise de despesas, considerando variações nos custos, inflação, readequação de valores, reajustes salariais e, se for o caso, aumento ou não da taxa condominial e, desta forma, possibilitar a sustentabilidade financeira do Condomínio.
• Cheklist para Estratégias para lidar com inadimplência, este também é um dos grandes problemas de enfrentamento do condomínio: a inadimplência. É uma realidade que necessita de atenção. Por isso, realizar a implementação de cobrança proativas, como lembretes dentro do próprio boleto mensal, acordos negociados com valores atualizados, mas com parcelas fixas e uma abordagem de acordo com as normas condominiais e com empatia nas negociações, pode facilitar a promoção de acordos, gerar saúde financeira e a harmonia entre os condôminos;
• Checklist do Planejamento de fundo de reserva, ele é a segurança financeira do condomínio. É necessário sempre reservar uma parcela robusta para o fundo de reserva, que se destina às emergências. O ideal seria instituir que o valor excedente do fundo de reserva seja convertido em aplicação segura em favor do condomínio;
• Checklist de Segurança e Infraestrutura, neste caso seria verificar a funcionalidade dos sistemas de segurança, como câmeras e portarias, e revisar os contratos (ou contratar) de modo que as cláusulas relativas à segurança e infraestrutura como acessos por leitura facial, iluminação e acessos, sejam eficazes quanto à segurança e a tranquilidade dos moradores, revisando periodicamente os sistemas, solicitando os relatórios de vistoria das câmeras de segurança e afins, contratando empresas que possuem experiência técnica comprovada;
• Cheklist da Manutenção de áreas comuns, neste caso, os condomínios devem possuir o Manual de Manutenção das Áreas Comuns. A conservação destas áreas é imprescindível. Toda manutenção deve obedecer ao Manual e as Normas da ABNT. O Condomínio deve contratar profissionais com capacitação técnica qualificada para a execução dos serviços, sob pena de responsabilização. Executando dentro do período, preservará a segurança dos moradores e valorizará o patrimônio;
• Cheklist de Projetos de Melhoria na Infraestrutura Condominial, com as manutenções obrigatórias cumpridas e com sustentabilidade financeira, o condomínio poderá deliberar sobre melhorias que poderão valorizar ainda mais sua infraestrutura, dentre as quais: iluminação sustentável (painéis solares), carregamento de carros elétricos, Sistemas de iluminação automatizados, sensores de presença em áreas comuns;
• Cheklist de Treinamento com a equipe de Colaboradores, muito importante que todos conheçam suas funções, conheçam as regras do condomínio, conheçam seus direitos e deveres e que estejam familiarizados com as práticas sustentáveis, evitando o desperdício de materiais e cientes do consumo adequado das ferramentas de trabalho;
• Checklist de Assembleia Condominial, sendo a Assembleia Condominial o órgão supremo do Condomínio, é imprescindível que sejam observadas as formalidades antes, durante e posterior à sua realização. A Convenção do Condomínio, como regra, informa se o Presidente da Assembleia será aclamado ou não, quem poderá presidir, quantos dias deverá ser divulgado o Edital de Convocação antes de ocorrer a Assembleia. Aberta a Assembleia, deve ser observado o momento para apresentação da entrega das procurações (com ou sem firma reconhecida – depende da Convenção). Feita e leitura do Edital, delibera-se apenas os itens do Edital. Voto por fração, se não dispuser de forma diferente a Convenção. Quórum de votação deve ser observado. Inadimplente e Inquilino não votam, exceto, se estiverem munidos de procuração. Encerrada a assembleia, será redigida a ata. O síndico assinará a ata e esta será divulgada aos moradores. Caso as formalidades não sejam obedecidas, nula está a Assembleia. O Síndico deve observar se todos os moradores foram convocados, sob pena de nulidade. Este checklist sempre deve ser observado.

Longe de esgotar o tema, estas são algumas sugestões de checklist que, se bem executadas de forma antecipada, com afinco, dedicação e união entre síndicos e moradores, transformarão para melhor o Condomínio em que vivem, pois, não estarão apenas, edificando um ambiente mais estruturado e tranquilo, mas também estarão consolidando vínculos entre si, estimulando a familiaridade duradoura na comunidade condominial.

Imagem: Freepik

*Claudia Maria Scalzer

Advogada OAB/ES 7.385

Membro da Comissão de Direito Condominial da OAB/ES 2023/2024

Professora Universitária

Proprietária do Escritório de Advocacia SCALZER Advocacia Condominial

Advocacia Especializada em Condomínio há mais 15 anos

Email: claudia@scalzeradvogados.com.br

Instagram: @scalzer_advocaciacondominial

Site: https://cotidianocondomini.wixsite.com/cotidianocondominial