Erros mais comuns que Síndicos cometem ao assumir a Administração de um Condomínio
*Por Claudia Maria Scalzer
Do grego sýndikos, a palavra “síndico” significa “patrocinador da justiça”. Por isso, antes de se candidatar, precisa ter a consciência de que deve servir como instrumento da Justiça junto à sociedade na qual atua, especialmente como mediador de conflitos (que não são poucos). Portanto, imprescindível que tenha ciência de que o artigo 1.348, da Lei 10.406/02 é a diretriz mais importante e mínima de suas responsabilidades perante a comunidade condominial, pois que estabelece competências e responsabilidades que, se forem negligenciadas, prejudicarão à coletividade. Veja.
Art. 1.348. Compete ao síndico:
I – convocar a assembleia dos condôminos;
II – representar, ativa e passivamente, o condomínio, praticando, em juízo ou fora dele, os atos necessários à defesa dos interesses comuns;
III – dar imediato conhecimento à assembleia da existência de procedimento judicial ou administrativo, de interesse do condomínio;
IV – cumprir e fazer cumprir a convenção, o regimento interno e as determinações da assembleia;
V – diligenciar a conservação e a guarda das partes comuns e zelar pela prestação dos serviços que interessem aos possuidores;
VI – elaborar o orçamento da receita e da despesa relativa a cada ano;
VII – cobrar dos condôminos as suas contribuições, bem como impor e cobrar as multas devidas;
VIII – prestar contas à assembleia, anualmente e quando exigidas;
IX – realizar o seguro da edificação.
Sendo o responsável por administrar o condomínio, representando os interesses da coletividade, zelando pelo bem-estar dos moradores e trabalhando para manter o patrimônio, não deve medir esforços para realizar suas atividades. Infelizmente, por inexperiência ou falta de conhecimento, o síndico pode cometer alguns erros durante sua gestão. Por isso, existem diversos pontos que demandam atenção redobrada para evitar erros e isto exige conhecimento, dedicação e uma equipe de profissionais especializados na área, diante da especificidade que é a relação condominial e o Direito Condominial.
Mesmo com as melhores das intenções, é fácil cometer erros no início. Por isso, este artigo, sem o objetivo de esgotar o assunto, traz alguns exemplos dos erros mais comuns cometidos pelos síndicos. Esperamos que sirva de norte, a fim de possam estar mais preparados para resolver os contratempos que surgirem, assegurando uma gestão próspera ao seu condomínio.
Exemplos dos erros mais comuns cometidos pelos síndicos
Gerenciar um condomínio demanda cuidado e responsabilidade. O síndico deve saber quais são os erros comuns que podem atrapalhar a convivência. Por isso, listamos alguns dos mais importantes.
1 – Falta de Planejamento de Despesas/Gastos
A falta de planejamento certamente pode levar a uma grande problemática, especialmente se o Condomínio possui inadimplência alta. Por isso, criar um orçamento anual detalhado e definir metas de longo prazo, incluindo todas as despesas previstas. Desta forma, o síndico terá informações precisas sobre as finanças do condomínio e deverá compartilhá-las com os moradores. O síndico sempre deve fazer cotações, orçamentos, exigir notas fiscais e recibos, pois deverá fazer a prestação de suas contas.
2 – Ausência de comunicação/Comunicação inadequada/Falta de Transparência
A falta de comunicação adequada é um problema gravíssimo, pois, pode gerar interpretações equivocadas, trazendo por consequência conflitos entre moradores e uma gestão ineficiente, podendo ser interpretada, também, como uma falta de transparência da gestão, enfraquecendo a confiança na pessoa do Síndico. Cabe ao Síndico o papel fundamental na resolução desse problema e na promoção de um ambiente de convivência harmoniosa. Para resolver este problema, é muito importante que o Síndico comunique, seja por meio de aplicativos, mensagens instantâneas, notificações, murais, divulgação das atas das assembleias, reservas de espaços comuns, divulgação de editais via online etc, É possível armazenar todas as documentações relevantes em aplicativos a serem acessados pelos moradores, nos limites da LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).
3 – Ignorar a manutenção preventiva
O plano de Manutenção das áreas comuns deve ser seguido. Caso contrário, pode resultar em despesas elevadas e problemas de infraestrutura no condomínio. A resolução desse problema envolve a adoção de medidas proativas para garantir a manutenção adequada das instalações.
4 – Desconhecimento da legislação/ Ausência de Capacitação e Não buscar ajuda profissional
O desconhecimento da legislação condominial, a ausência de capacitação do Síndico e a crença de que advogados, administradoras e contadores não são necessários para a Gestão do Condomínio é um problema comum enfrentado por síndicos e pode resultar em decisões equivocadas, sujeição a riscos legais e hostilidades com os moradores. Isto posto, cogite a contratação de uma administradora de condomínios que tenha experiência na gestão de condomínios e respaldo financeiro, bem como uma Assessoria Jurídica especializada na Área Condominial, uma vez que as leis e regulamentos condominiais mudam constantemente. Recomendamos, também, que, além dessas medidas, o síndico participe de cursos, seminários sobre gestão condominial, capacitando-se.
5- Tomar decisões pessoais
O síndico deve entender que sua função é administrar o condomínio em nome dos moradores. Deve obedecer às regras previstas na convenção do condomínio, no regulamento interno e nas leis, de modo a evitar situações em que haja conflito de interesses, que possam vir a descredibilizar a figura do síndico, podendo vir a ensejar numa possível destituição.
É imprescindível que o síndico tenha ciência de que seus erros podem trazer consequências para a coletividade. Conhecer e entender esses erros ajuda a melhorar o ambiente e a gerir melhor o condomínio. Por sua vez, contratar profissionais capacitados na área condominial é imprescindível. Por fim, a transparência é fundamental. Tudo isso, fortalece o vínculo entre todos e tornará a gestão voltada para o bem-estar de todos e para a proteção patrimonial.
*Claudia Maria Scalzer
Advogada OAB/ES 7.385
Membro da Comissão de Direito Condominial da OAB/ES
Professora Universitária
Proprietária do Escritório de Advocacia SCALZER Advocacia Condominial
Advocacia Especializada em Condomínio há mais 15 anos
Email: claudia@scalzeradvogados.com.br
Instagram: @scalzer_advocaciacondominial
Site: https://cotidianocondomini.wixsite.com/cotidianocondominial